Правила организации государственного архивного дела

Самое важное на тему: "Правила организации государственного архивного дела" с точки зрения профессионалов.

Правила, инструкции

Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утверждена приказом Росархива от 11.04.2018 № 44)
Зарегистрировано Минюстом России 17.08.2018. Регистрационный № 51922.

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477, в ред. Постановлений Правительства Российской Федерации от 07.09.2011 № 751, от 26.04.2016 № 356)
«Собрание законодательства РФ», 22.06.2009, № 25, ст. 3060, «Российская газета», № 113, 24.06.2009. Начало действия – 02.07.2009.

Архивное делопроизводство и номенклатура

Делопроизводство и архивное дело: термины и определения

Основные понятия, термины и определения (более 100!), касающиеся документации и документоведения, изложены в ГОСТ Р 7.0.8-2013. Если вы откроете этот ГОСТ, вам объяснят, например, что такое:

  • документационное обеспечение (ДОУ);
  • архивное дело (АД);
  • документ (официальный, электронный, архивный);
  • подлинник, дубликат и копия (в том числе электронная и заверенная) документа;
  • сроки хранения документов;
  • многое другое.

Фактически этот ГОСТ — настоящий толковый словарь документоведа организации.

Требования к оформлению документов

Если вы хотите узнать, как именно должны выглядеть документы (из чего состоят и как оформить реквизиты, где расположить основные смысловые блоки, какой шрифт использовать, что собой представляют унифицированные бланки и т. д.), нужно обратиться к ГОСТу Р 7.0.97-2016, который был принят на замену ГОСТу Р 6.30-2003.

В новом ГОСТе дано больше образцов бланков документов, расширены реквизиты (например, добавлена информация об электронной цифровой подписи).

Использование ГОСТа — дело добровольное: это рекомендации, применяя которые, делопроизводитель или кадровик может упростить работу и усовершенствовать документооборот организации.

Архивное дело

Согласно ГОСТу Р 7.0.8-2013, АД — это деятельность организации или специализированного подразделения компании по комплектации, хранению, учету и предоставлению доступа к документации.

Деятельность любого архива — от государственного, муниципального, отраслевого до архива организации — регулируется ФЗ № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Однако этот термин может быть применен и к определенной совокупности документов, скомпонованных по принципу подобия и подшитых в папку, сданных в архив и образующих единицу хранения.

Архивное делопроизводство

В архиве традиционно хранится огромное количество документов, причем они должны не лежать «мертвым грузом», а быть легко доступны. Следовательно, нужна прозрачная каталогизация, которая обеспечит быструю навигацию по фондам.

Для этого, во-первых, разрабатывается шифр (аналогичный библиотечному), который облегчит поиск нужного документа.

Во-вторых, создаются учетные книги, фиксирующие поступающие и выбывающие документы, а также их состояние и количество.

Так, приемка дел оформляется сдаточной описью, актом приема-передачи на хранение. Запись об этом заносится в книгу учета поступления и выбытия документов.

Образец описи для передачи в архив

Выдача из архива также регистрируется в книгах учета и оформляется:

  • заказом на выдачу;
  • актом о выдаче.

Уничтожение документов также подтверждается актом после проведения экспертизы их ценности. Вывоз признанных не подлежащими хранению документов на утилизацию оформляется приемо-сдаточной накладной.

Образец акта уничтожения

Текущая работа архивариуса также заключается в том, что он упорядочивает документы в дела по определенным принципам и правилам, составляет опись дел, их описания, создавая таким образом научно-справочный аппарат архива. Удобным инструментом работы с фондами могут быть архивный путеводитель и архивный каталог (разница в том, что путеводитель дает общую картину имеющегося фонда, а каталог показывает документы в виде классификатора).

Взаимодействие архива и отдела делопроизводства организации

Специалисты архива могут оказывать методическую помощь сотрудникам организации, ответственным за документационное обеспечение: например, в формировании номенклатуры, оформлении дел, определении сроков хранения документов в подразделениях организации и подготовки к передаче их в архив.

Правовое регулирование использования архивных документов в муниципальных архивах

Дата публикации: 12.06.2017 2017-06-12

Статья просмотрена: 2551 раз

Библиографическое описание:

Мясникова М. А. Правовое регулирование использования архивных документов в муниципальных архивах // Молодой ученый. — 2017. — №23. — С. 197-199. — URL https://moluch.ru/archive/157/44421/ (дата обращения: 10.10.2019).

Использование архивных документов — применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан [1].

Организация использования архивных документов является частью научно-информационной деятельности архивов, которая направлена на предоставление организациям и гражданам ретроспективной информации.

Доступ к архивным документам, независимо от формы их собственности, их использование определяется закрепленными в нормативно-правовых актах условиями, которые являются неотъемлемой частью организации деятельности архивных учреждений. Деятельность муниципальных архивов по использованию архивных документах основывается на тех же принципах, закрепленных в законодательных и нормативно-правовых актах, на которых основываются в своей деятельности и государственные архивные учреждения.

В структуру законодательной и нормативно-правовой базы, регламентирующей процесс использования архивных документов, в том числе и в муниципальных архивах, входят:

– Конституция Российской Федерации;

[1]

– Федеральные законы Российской Федерации;

– Подзаконные правовые акты.

Конституция Российской Федерации является основным правовым актом, устанавливающим право гражданина на получение информации, закрепленной в архивных документах. А именно, в статье 29 устанавливается право гражданина свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом.

Право на доступ к информации также содержит Федеральный закон от 27 июля 2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» [2]. Статья 3 Закона устанавливает свободу поиска, получения, передачи, производства и распространения информации любым законным способом.

Основным законодательным актом в области архивного дела является Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» [3]. Федеральный закон решает вопросы, связанные с разграничением федеральной, региональной и муниципальной собственности на архивы, разделением прав и обязанностей в области архивного дела.

В соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации», муниципальный архив — это структурное подразделение органа местного самоуправления или муниципальное учреждение, создаваемое муниципальным образованием, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов. Статьей 4 Федерального закона определяются полномочия муниципальных архивов, а именно хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов [3].

Читайте так же:  Порядок признания договора купли-продажи квартиры недействительным

Что касается вопросов использования архивных документов, то в данном законе использованию архивных документов посвящена отдельная глава 6 «Доступ к архивным документам и их использование», в которой отражены права пользователей архивных документов использовать, передавать, распространять информацию, содержащуюся в предоставленных ему архивных документах, а также копии архивных документов для любых законных целей и любым законным способом и обязанности архивных учреждений в обеспечении пользователей архивными документами условиями, необходимыми для поиска и изучения архивных документов. Архивы обеспечивают доступ пользователей к открытым документам путем предоставления справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, в том числе в электронной форме; путем предоставления подлинников (копий) необходимых документов, в том числе документов в электронной форме, а также путем использования информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, сети Интернет, с возможностью их копирования.

Помимо этого архивные учреждения предоставляют пользователям архивную информацию и копии архивных документов, публикуют и организуют выставки архивных документов, готовят справочно-информационные издания о составе и содержании хранящихся в них документов.

Практические моменты, касающиеся деятельности государственных и муниципальных архивов, в том числе по использованию архивных документов, регулируются Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук [4]. В разделе V «Организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве» отражены общие нормы доступа и ограничений по доступу к архивным документам, изложены требования к созданию информационно-поисковых систем к документам архивов и к описанию архивных документов, охарактеризованы формы использования архивных документов.

Правилами устанавливаются следующие формы использования архивных документов:

1) информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке;

2) предоставление архивных документов пользователям в читальном зале архива;

3) экспонирование архивных документов на выставках;

4) использование архивных документов в средствах массовой информации;

5) проведение информационных мероприятий (встреч с общественностью, экскурсий в архивы, презентаций, дней открытых дверей, лекций, докладов, устных журналов, конференций, уроков для студентов и школьников и др.) с использованием архивных документов;

6) публикация архивных документов [4].

Еще одним немаловажным нормативным документов, регулирующим вопросы использования архивных документов являются Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях [5]. Использованию архивных документов посвящен раздел 5 «Организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов организации», в котором определяются следующие формы использования архивных документов:

– информационное обеспечение работников организации;

– исполнение запросов пользователей, в т. ч. запросов граждан социально-правового характера;

– выдача документов и дел во временное пользование, предоставление копий архивных документов по запросам пользователей, в т. ч. в форме электронных документов [5].

Особый интерес в области регламентирования использования архивных документов представляет Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации [6]. Данный порядок регулирует отношения в части организации работы пользователей в читальных залах государственных и муниципальных архивов: процедуры допуска пользователей в читальные залы архивов, права, обязанности и ответственность пользователей, порядок выдачи дел, документов, копий документов.

Что касается деятельности муниципальных архивных учреждений, то органы местного самоуправления поселений, муниципальных районов, городских округов и внутригородских районов осуществляют деятельность в области архивного дела согласно полномочиям по решению вопросов местного значения, установленным Федеральным законом от 6 октября 2003 года № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» [7].

Принципы использования архивных документов в муниципальных архивах в полной мере отражены во всех вышеперечисленных законодательных и нормативно-правовых актах. Помимо этого, деятельность муниципальных архивов по использованию архивных документов регламентируется на уровне субъекта Российской Федерации и на уровне муниципалитета. Также на локальном уровне архивные учреждения разрабатывают методические документы, касающиеся вопросов использования архивных документов в архиве, например: правила работы читального зала архива, методические рекомендации по исполнению запросов, методические рекомендации по проведению выставок и экспонированию документов и т. д.

Основные правила работы архивов организаций 2018: применяем на практике

Статьи по теме

Знать главные принципы учета, обработки и передачи документов на архивное хранение нужно не только кадровикам, но и секретарям, которые ежедневно работают с документами компании. Даем основные понятия и правила, необходимые в работе с архивами.

Основные правила работы архивов организаций: какие документы регулируют

Любая компания, не зависимо от формы собственности, ведет документооборот. Это, например, внутренние и внешние организационно-распорядительные документы, документы кадрового, бухгалтерского и финансового учета и пр. Работодатель обязан их хранить. Государственные и муниципальные учреждения закон прямо обязывает вести архивы.

Понятие «архив» относят как к отдельному учреждению, так и к структурному подразделению, сотрудники которого обязаны хранить, комплектовать, учитывать и работать с архивными деловыми бумагами. Деятельность таких учреждений и структурных подразделений подчиняется основным правилам работы архивов организаций 2018.

[2]

Правила работы архивов организаций 2018 устанавливают три главных федеральных документа:

  • Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон об архивном деле);
  • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденные приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее — Правила от 31.03.2015);
  • Основные правила работы архивов организаций, одобренные Решением Росархива от 06.02.2002 (далее — Правила от 06.02.2002).

Правила от 31.03.2015 относятся к нормативным актам. Их обязаны исполнять все организации, в которых действуют архивы. Правила от 06.02.2002 имеют методический, рекомендательный характер. Оба документа содержат основные правила работы архивов организаций и дополняют друг друга. Поэтому в практической работе использовать их нужно в комплексе.

Читайте так же:  Поручитель отвечает перед кредитором

Важно! В документы, которыми регламентируют архивная деятельность предприятий, постоянно вносятся поправки. Узнайте, что изменится в нормативной базе делопроизводства и архивного дела до конца 2018 года в журнале «Справочник секретаря».

Основные правила работы архивов: полезная информация для секретаря

Секретарь или помощник руководителя должен иметь представление об основных правилах работы архивов организаций, знать какие документы компании и как необходимо хранить. Дадим основные понятия и правила, которые необходимы в работе с архивами.

  1. Экспертиза ценности документов

Это проверка дел, которые хранят в архиве. Если срок хранения документов истек, их утилизируют. Занимается этим комиссия организации, которую создают приказом руководителя.

Срок хранения документов устанавливают специальные перечни. Государственные, муниципальные организации, как правило, руководствуются Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденных Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень № 58). Учтите, что сроки хранения документов даже одной целевой группы могут существенно различаться. А кадровые документы по личному составу хранят 75 лет. О том, какие документы включены в эту категорию, расскажет эксперт «Системы Кадры».

Пример срока хранения документов бухгалтерского и кадрового учета.

Аналитическая документация (таблицы, доклады), сопровождающая годовую бухгалтерскую отчетность

Лицевые карточки сотрудников, счета

Разного типа балансы, приложения и пояснительные записки к ним, свидетельства о постановке на учет

Исполнительные листы, выписанные службой судебных приставов на сотрудников предприятия

до минования надобности

Бланки форм статистической отчетности, хранящиеся в учреждениях, не являющихся их разработчиками

до замены новыми

Документация, которой подтверждается исчисление и уплата страховых взносов во внебюджетные фонды

  1. Хранение электронных документов

Порядок формирования и передачи в архив дел и документов, созданных на электронных носителях, вы можете узнать в Правилах от 31.03.2015. В этом же документе, регламентирован порядок хранения электронных документов.

Это классификатор исполненных бумажных и электронных документов, составленных в организации, и их сроки хранения. С помощью номенклатуры можно заранее определить, к какому делу будет относиться тот или иной документ, что во многом упрощает дальнейшее составление дел. Как правило, папка с делом содержит документы с одинаковым сроком хранения.

Узнайте, как без ошибок выдать документы из архива. 4 ситуации из жизни и готовые решения к ним в журнале «Справочник секретаря».

Этапы создания архива в организации

Видео (кликните для воспроизведения).

Дата публикации: 30.11.2015 2015-11-30

Статья просмотрена: 17686 раз

Библиографическое описание:

Маликова А. Р. Этапы создания архива в организации // Молодой ученый. — 2015. — №23. — С. 1131-1134. — URL https://moluch.ru/archive/103/23887/ (дата обращения: 10.10.2019).

На современном этапе практически каждая организация сталкивается с проблемой хранения документов. Согласно законодательству Российской Федерации, многие документы должны храниться на протяжении в 5, 10 и иногда и 20 лет.

Архив — это учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов [1].

Архивы организаций подразделяются на:

 передающие свои документы в архивные учреждения на постоянное хранение;

 не передающие свои документов в архивные учреждения на постоянное хранение.

В процессе создания архива целесообразно выделить несколько взаимосвязанных этапов.

Первый этап связан с изучением нормативной правовой документации в сфере организации архивного хранения. Это является необходимым условием для разработки локальных регламентирующих актов по созданию и работе архива. Для того, чтобы создать архив организации необходимо обратиться к Федеральному закону от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Данным нормативным правовым актом регулируются вопросы хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации. С помощью этого документа работник кадровой службы получит представление об основных принципах организации архивного дела [1].

Обязательно также обратиться к Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 6 октября 2000 г., далее — Перечень). В Перечне прописаны документы, образующиеся в деятельности любой организации, независимо от ее вида и формы собственности. Здесь же указаны сроки, сроки их хранения [4].

Следующий документ, с которым следует ознакомиться, — это Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Они распространяются на архивы государственных организаций и все негосударственные организации в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда РФ, отнесенных к государственной собственности [3].

При создании архива не менее важен ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28). Он устанавливает термины и определения в области делопроизводства и архивного дела, обязательные для применения во всей документации и литературе по делопроизводству и архивному делу [2].

При создании архива в организации порядок работы должен определяться специальным локальным актом, который называется Положение об архиве организации.

В Положении желательно отразить такие пункты, как общие положения работы архива, состав документов архива, функции и основные задачи, права архива и ответственность лиц, возглавляющих архив организации. Если архив организации создается как самостоятельное подразделение, его возглавляет заведующий архивом, в других случаях его функции возлагаются на лицо, ответственное за хранение документов. Эта информация также должна быть отражена в Положении об архиве организации [5].

Помимо Положения об архиве организации необходимо создать Регламент выдачи документов из архива по заявлениям сотрудников организации и запросам сторонних организаций. Выдача документов должна регистрироваться в Книге выдачи дел.

[3]

Второй этап — принятие управленческого решения о выделении штатной единицы архивариуса или создания отдельного структурного подразделения. При создании архива организации необходимо пересмотреть штатное расписание, внеся в него должности, которые будут занимать работники архива. Целесообразно также составить должностные инструкции этих сотрудников и указать конкретно, в чем будет заключаться их трудовая функция, прописать их права и обязанности.

Читайте так же:  Образец заполнения договора купли-продажи автомототранспортного средства

Третьим этапом будет — выбор помещения для архива и обеспечение в нем необходимых для хранения документов условий.

Помещение для хранения документов, это должно быть специально обустроенное отдельное помещение, оснащенное техническими средствами, обеспечивающими режим хранения документов. В помещениях хранилищ не допускаются трубы водоснабжения и канализации, а также технологические выводы воды. Помещения должны быть оборудованы пожарной и охранной сигнализацией и системой пожаротушения. Над архивными помещениями, под ними и в смежных с ними комнатах не допускается располагать установки вентиляционного оборудования, бойлерные с насосными установками, компрессоры, холодильные и другие машины, производящие вибрацию. Помещения для хранения документов должны быть изолированы от бытовых, производственных, складских, лабораторных помещений и не должны иметь общих с ними вентиляционных ходов [6].

В помещении архивохранилища важно создать оптимальные условия для содержания документов. Это делается для предотвращения повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих их утрату. Соответственно в архиве должны соблюдаться определенный световой, температурно-влажностный и санитарно-гигиенический режимы.

Архивные документы на бумажном носителе следует хранить в темноте, поэтому естественное освещение в архивохранилище допускается при условии применения на окнах защитных фильтров, штор, жалюзи, окраски стекол. Для защиты документов от действия света их размещают в шкафах или на стеллажах в картонных коробках, папках или других контейнерах, изготовленных из безвредных для документов материалов.

Все виды работ с архивными документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп.

Для контроля уровня температуры и влажности в хранилище устанавливают приборы (термометры — для измерения температуры воздуха; психрометры — для измерения одновременно температуры воздуха и влажности; гигрометры — для измерения влажности воздуха). Контрольно-измерительные приборы устанавливаются в главном проходе хранилища, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в журналах учета: в кондиционируемых помещениях — один раз в неделю, в помещениях с нерегулируемым режимом — два раза в неделю, при нарушении режима хранения — ежедневно.

В архивохранилище недопустимы резкие колебания температуры и влажности. При длительном повышении относительной влажности воздуха до 80–90 % необходимо принимать меры по нормализации условий хранения документов (интенсивное проветривание, осушение хранилищ, устранение причин роста влажности).

Во избежание появления в архиве плесени, грызунов, насекомых, пыли помещения архива должны содержаться в чистоте. В хранилище должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении.

Четвертый этап создания архива — техническое обеспечение архивного подразделения. Для размещения документов в архиве организации используют металлические стеллажи или металлические шкафы.

Стеллажи устанавливают перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещении без окон — с учетом особенностей помещения и оборудования. Нельзя размещать стеллажи (шкафы) вплотную к наружным стенам здания из-за возможности их промерзания или вплотную к источникам тепла из-за возможности перегрева.

Существует разработанная специалистами методика расчета площадей под размещение архива. При определении площади исходят из следующих данных:

 стеллаж длиной 1 м вмещает 30 папок типа «Корона» или 50 папок-скоросшивателей;

 обычный архивный стеллаж высотой 2 м 30 см имеет 12 полок.

Таким образом, на одном стеллаже размещается: максимум — 600 дел, минимум — 350–400 дел.

При подсчете нужно также учитывать: расстояние между стеллажами — не менее 0,8 м, ширина стандартного стеллажа — 65 см, длина — чуть более 1 м, учитывая толщину боковых стоек.

Для расчета площадей необходимо знать количество дел, подлежащих хранению, а также учитывать, сколько дел поступит на хранение как минимум в ближайшие три-пять лет.

Порядок расположения документов в хранилище определяется планом (схемой) их размещения. Для закрепления места расположения документов в архивохранилище все помещения архива, а также стеллажи, шкафы, полки нумеруются сверху вниз, слева направо, от входной двери по часовой стрелке. Кроме того, составляются постеллажные, а если в архиве организации хранятся документы нескольких фондов (например, в архиве организации хранятся документы организации до ее акционирования или документы головной организации и ее филиалов — в этих случаях архивы организации до акционирования и после будут являться отдельными фондами, также, как и архив головной организации и архивы филиалов), то и пофондовые указатели, где обозначается место размещения документов.

Если в организации нет лица, отвечающего за хранение документов, ответственность за их сохранность несет руководитель организации.

Карточки постеллажного топографического указателя составляются на каждый стеллаж и прикрепляются на его торцевой стороне. Карточки пофондового топографического указателя составляются на каждый фонд и располагаются в картотеке в порядке номеров фондов.

Пятый этап связана с организацией передачи дел в архив.

Подготовка дел кадровой службы к передаче в архив организации делится на основные стадии: формирование дел в службе кадров; оформление дел; экспертиза ценности документов. Формированием дел принято называть группирование документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацию документов внутри дела [6].

При выделении документов с истекшим сроком хранения к уничтожению или передаче на архивное хранение проводится экспертиза ценности документов. Но на экспертизу принимаются только документы, оформленные в дела. Полное оформление дела подразумевает подшивку или переплет дела, нумерацию листов, составление заверительной надписи дела, внутренней описи документов, оформление обложки дела. Документы с постоянным и временным (свыше 10 лет) сроком хранения формируются в тома, следует учитывать, что в каждом томе должно быть не более 250 страниц.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, при этом разрешается не проводить пересистематизацию документов в деле, не нумеровать листы дела и не составлять заверительные надписи.

Читайте так же:  Проект межевания земельного участка требования и утверждение

Работники архива, совместно с руководителем организации, несут ответственность за утрату и уничтожение документов, нарушение доступа и несоблюдение условий хранения к документам.

Таким образом, в данной статье автором исследовались этапы создания архива в организации. Процесс создание архива требует достаточного количества времени и труда.

ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Скачать ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (утв- Приказом Росархива от 13-02-2002 16) (2019) Актуально в 2018 году

Читать далее:

  • Рубрикатор
  • Федеральное законодательство
  • Региональное законодательство
  • Налоговый учет
  • Бухгалтерский учет
  • Кадровое делопроизводство
  • Производственный календарь 2017
  • Образец договора дарения
  • Сервисы
  • Формы документов
  • Юридический словарь
  • Cоглашение о разделе имущества супругов
  • План счетов
  • Курсы, ставки, индекс
  • Правила бух. учета
  • Как оформить загранпаспорт
  • Навигация и возможности
  • Помощь
  • Поиск
  • Вступление в наследство по завещанию
  • Как получить материнский капитал
  • Как получить паспорт на квартиру
  • Как оформить развод
  • Образец нового полиса ОМС
  • О сайте
  • О системе
  • Условия использования сайта
  • Технические требования
  • Статьи и обзоры
  • Документы для открытия ИП
  • Регистрация граждан

Сайт использует файлы cookie.Продолжая просмотр сайта, вы соглашаетесь с использованием файлов cookie.
c 2010-2019. Справочно-правовая система .

Подготовка документов к архивному хранению

Архивное хранение документов в организации

Сдача документов в архив является одним из ключевых этапов делопроизводства. Речь идет о внутреннем архиве организации. Самыми сложными вопросами являются временной промежуток и правила хранения архивных документов, поскольку требования и положение разбросаны по разным нормативно-правовым актам. В любой организации есть документация (управленческая, кадровая, бухгалтерская), которая ежегодно подшивается в единое дело и подлежит хранению.

Полный методический перечень типовой управленческой документации и сроки хранения каждой из таких папок дела даны в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (с изменениями, внесенными 16.02.2016). О том, как долго должна храниться кадровая документация, говорят Трудовой кодекс (все, что касается расследования несчастного случая на производстве, — 45 лет) и закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (по личному составу любое дело, созданное до 2003 года, должно храниться 75 лет, любое более позднее дело — 50 лет). Порядок работы с бухгалтерскими и налоговыми документами определяет Налоговый кодекс, закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и ряд подзаконных актов.

В организациях постоянно действуют экспертные комиссии, деятельность которых — это оценка и экспертиза производственной документации предприятия в процессе делопроизводства и передачи в архив, а также установление сроков хранения. Ежегодно эта служба решает, какие документы подлежат хранению, а какие могут быть уничтожены.

Подготовка дел к архивному хранению

Требуется определенная подготовка дел к передаче на архивное хранение, которая заключается в объединении разрозненных документов в единое дело. Объем папки, содержащей архивное дело, не должен превышать 250 страниц. При оформлении одной папки дело необходимо:

  • прошить (на 4 прокола) или переплести все страницы;
  • пронумеровать страницы в правом верхнем углу;
  • составить внутреннюю опись документов — оглавление;
  • подготовить лист-заверитель (отметить количество страниц, соответствие нумерации и др.; заверяется подписью составителя);

Образец заполнения и форма листка-заверителя

  • оформить на каждое дело обложку из твердого картона (с названием организации, заглавием, последними датами, регистрационный номер папки «Дело»);

Правовое регулирование деятельности архива организации

Дата публикации: 03.03.2016 2016-03-03

Статья просмотрена: 3938 раз

Библиографическое описание:

Метлицкая А. С. Правовое регулирование деятельности архива организации // Молодой ученый. — 2016. — №5. — С. 501-504. — URL https://moluch.ru/archive/109/26565/ (дата обращения: 10.10.2019).

Сегодня невозможно представить какую-либо сферу человеческой деятельности без правового регулирования. Каждое предприятие независимо от сферы деятельности, формы собственности и т. д. функционирует на основании правовых актов, архивная отрасль не является исключением. Несомненно, государственные, ведомственные, муниципальные архивы как самостоятельные организации имеют четко определенную систему законодательных и нормативно-правовых актов, регулирующих их работу. В данной статье пойдет речь о правовом регулировании архивов частных, коммерческих организаций.

Под архивом организации понимают структурное подразделение организации осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов

[1]. Рассматривая архив организации как ее составную часть, следует отметить его неразрывную связь с другими структурными подразделениями организации. Следовательно, сфера правового регулирования такого архива будет включена в правовое поле всей организации.

Определив основополагающие акты, на основании которых функционирует организация, перейдем к рассмотрению правовых актов в области архивного права. Архивное право не существует само по себе, положения по организации работы с документами содержатся в различных отраслях права. В первую очередь архивное дело ведется с учетом положений конституционного права и его основного источника  Конституции Российской Федерации. Конституция закрепила право каждого гражданина свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом [7].

Также архивное право пересекается с уголовным, административным правом в области ответственности за нарушение порядка обращения с документами. В Уголовном Кодексе рассматриваются такие нарушения, как отказ в предоставлении гражданину информации; приобретение или сбыт официальных документов, предоставляющих или освобождающих от обязанностей; похищение или повреждение документов. В Кодексе об административных правонарушениях содержится статья, предусматривающая ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. Несомненно, хорошо, что государством предусмотрены такие виды ответственности, но с другой стороны мера ответственности и практика привлечения к ответственности по вышеперечисленным нарушениям именно в области работы с архивными документами оставляют желать лучшего.

Далее рассмотрим правовые акты в области архивного дела в соответствии с иерархией, наивысшую ступень которой занимают законодательные акты. Основным законом в области архивного права выступает Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», он определяет основные принципы функционирования архивов в нашей стране. Читая положения закона, мы видим отличия требований, предъявляемых к государственным органам от рекомендаций к организациям. Так, в статье 13 закона указывается, что «государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района обязаны создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов. Организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности» [1].

Читайте так же:  Правила временной регистрации иностранных граждан в гостинице и на почте россии

Следовательно, к коммерческим организациям предъявляются более лояльные требования, чем к государственным органам. Однако, существуют различия требований к организациям, это связано с отнесением некоторых организаций к источникам комплектования государственного или муниципального архива. Соответственно, спрашивать с организаций-источников комплектования будут в строгом соответствии с актами в области архивного права. Определяют списки организаций-источников комплектования по различным критериям, установленным в нормативно-методических актах Росархива. Таким критерием может выступать, например, особая роль организации (масштаб деятельности, общественно признание, стабильность существования, значимость для страны/региона и т.д.).

Следующую ступень правовой иерархии занимают нормативно-правовые акты Российской Федерации. К таким документам следует отнести Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, которые содержат требования к оформлению и формированию дел в федеральных органах исполнительной власти [8], однако будут полезны и для частных организаций.

Далее рассмотрим следующую группу актов нормативно-методического характера. Также как вышеуказанные Правила «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» [9], несмотря на их ориентацию на органы государственной власти, могут использоваться при создании локальных актов по делопроизводству и другими организациями в силу того, что не существует иных актов, помогающих разрабатывать Инструкции по делопроизводству. К данной группе также относятся новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных фондов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» [10], пришедшие на замену «Основным правилам работы архивов организаций» 2002 года.

Новый документ вызвал много противоречий. Один из разработчиков документа М. В. Ларин в своей статье говорит, что Правила тщательно подготавливались на протяжении нескольких лет и были согласованы с министерствами культуры, связи и юстиции» [11]. Они содержат меньше детализации по работе архива организации по сравнению с Правилами 2002 года, это, по словам автора, сделано намеренно, из Правил исключены положения рекомендательного характера, авторы документа возложили уточнение на локальные документы организаций. С другой стороны, блогер Наталья Храмцовская не рекомендует организациям воспринимать данный документ всерьез, высказывая аргументы в пользу того, что документ оторван от современной реалии работы архивов организаций [12].

С Н. Храмцовской нельзя не согласиться в том, что организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, вправе игнорировать различные методические рекомендации к работе архивов организаций и оставлять на свое усмотрение решение вопросов организации комплектования, хранения, учета и использования своих документальных фондов. Однако, полностью игнорировать существующие нормативные документы все же не стоит, ведь с их помощью можно разработать учитывающие специфику деятельности, локальные акты организации.

Также, при составлении номенклатуры дел организации будут полезны: «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» ─ для определения сроков хранения управленческих документов (организационно-распорядительных, информационно-справочных и др.); «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» ─ для определения сроков хранения технических документов (например, карт, технических паспортов и др.) [13, 14].

Также хочется обратить внимание читателей различия в правилах работы с управленческими и техническими документами. Если правила работы управленческих архивов имеют хорошую правовую базу, по ним написано множество статей, то с техническими архивами дела обстоят сложнее. Во-первых, потому что ответственность за ведение работы с техническими документами возлагается в организациях на технические отделы, которые далеки от знания правил делопроизводства. Во-вторых, правила работы с техническими документами имеют немногочисленную правовую базу. Помимо вышеуказанного Перечня к правовым документам можно отнести ГОСТ Р 21.1003–2009 «Система проектной документации для строительства. Учет и хранение проектной документации», определяющего правила учет и хранения подлинников, порядок их восстановления, правила учета и хранения копий технических документов [15].

Теперь, когда рассмотрены все ступени иерархии правовых документов по функционированию архива организации, приведем наиболее распространенные замечания к архивам, касающихся несоблюдения правовых документов. К таким замечаниям относятся: несоблюдение установленного температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического режимов в помещении архива, отсутствие учетных форм или их неправильное оформление и т. д.

Таким образом, рассмотрев правовую регламентацию функционирования архива организации, можно сделать следующие выводы:

 Архив организации как структурное подразделение организации нельзя рассматривать отдельно от самой организации, а следовательно при организации работы архива, нужно руководствоваться правовыми актами, регулирующими деятельность и архива, и самой организации.

 Требования к формированию дел и организации хранения управленческих и технических документов различны и регулируются отдельными актами. Архив управленческой и научно-технической документации должны вестись раздельно.

КОНСУЛЬТАЦИЯ ЮРИСТА


УЗНАЙТЕ, КАК РЕШИТЬ ИМЕННО ВАШУ ПРОБЛЕМУ — ПОЗВОНИТЕ ПРЯМО СЕЙЧАС

8 800 350 84 37

Видео (кликните для воспроизведения).

 Несмотря на рекомендательный характер установленных правил для организаций, только на их основе можно подготовить качественные локальные акты организации (Инструкцию по делопроизводству, Положение об архиве, номенклатуру дел и тд.).

Источники


  1. Горшенева, И.А. Теория государства и права. Гриф МВД РФ / И.А. Горшенева. — М.: Юнити-Дана, 2013. — 910 c.

  2. Гриненко А. В., Костанов Ю. А., Невский С. А., Подшибякин А. С. Адвокатура в Российской Федерации. Учебник; ТК Велби, Проспект — М., 2016. — 208 c.

  3. Марченко, М. Н. Теория государства и права в вопросах и ответах. Учебное пособие / М.Н. Марченко. — М.: Проспект, 2014. — 240 c.
  4. Валютное право; Юрайт — Москва, 2011. — 592 c.
Правила организации государственного архивного дела
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here